管理会社変更による総会・理事会開催の成功事例「コロナ禍での総会・理事会開催のポイント」

理事会・総会等の会議をどのように開催するかは、各管理組合の態様によっても異なり、インターネット環境による格差が生じないように配慮する必要があります。ITを活用したWEB理事会・総会の開催については、対面による会議を否定するものではなく、あくまでも選択肢の一つとして進めることとしました。
当社が取り組んでいる「※スマート理事会」についてもご提案させていただき、導入することになりました。

管理規約で役員定数を確認しましたが、定数が〇名と当社が推奨している△名より多いことが判りました。竣工以来、役員定数の変更は行っておらず、定数削減することで理事会運営が形骸化することに対する懸念への配慮として定数に幅を持たせ「△名から〇名」とすることをご提案させていただきました。

役員の就任資格につきましても管理規約では、現に居住する組合員のうちから、総会で選任と規定されていましたが、組合員以外の親族でも就任できるよう「現に居住する組合員かその同居している配偶者又は一親等の親族のうちから、総会で選任」へ変更することで就任資格を緩和するご提案させていただきました。

臨時総会を開催し、管理規約の改定が特別決議にて承認されました。ポイントとして、従来の「対面」による総会、WEBを活用した「オンライン」総会、両方併用の「オンライン＋対面」総会の何れかをその時の状況に応じ選択できるように改定しました。

役員定数、就任資格については幅を持たせて緩和、理事会に関しては「スマート理事会」が運用できるように「対面」以外にもWEBを活用した決議も可能とする管理規約へ改定しています。
これまでの提案が評価され、同臨時総会において三菱地所コミュニティとの管理委託契約の締結も承認されました。