管理会社変更の流れ

検討段階

1見積もりの依頼

数ある管理会社の中から、候補会社を選び見積を依頼します。

POINT

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• 各社の提出金額等を比較できるように、希望する管理内容を「仕様書」にまとめておきましょう。
• 管理委託費を検証する場合は、現状の仕様書に合わせて見積依頼を行いましょう。
• 候補会社は3社程度に留めると、後の絞込みがしやすくなります。
• この段階で信頼できる候補会社を選択しておきましょう。

2現地調査会の開催

正確な見積書作成には、建物調査や各種点検報告書の確認が不可欠です。
仕様書が候補会社に到達した段階で、各社をマンションに招き、見積書作成にあたっての建物・設備の調査をしてもらいます。

POINT

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• 候補会社間の情報格差をなくすため、質問は書面等で受け付け、全社に同じ回答をすると良いでしょう。
• 見積に関係の無い居住者名簿等、個人情報が記載された書類は、閲覧を禁止にしておきましょう。
• 実施している各設備等の点検報告書や図面等を閲覧可能な状態で準備しておきましょう。

3候補会社の絞り込み

見積が到達したら、依頼した仕様書通りに作成されているか確認した後、候補会社を理事会で絞り込みます。 資料だけで決められない場合や、理事会以外のメンバーからの意見も聞きたい場合等は、プレゼンテーションをしてもらいます。

POINT

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• 公平性を保つため、見積書は理事会の席上など複数名の前で一斉に開封しましょう。
• 見積金額は勿論ですが、各社の強みや管理に対する考え方なども判断材料にしましょう。

4プレゼンテーションの開催、新管理会社候補1社を内定

理事会にて新管理会社候補1社を内定します。

POINT

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• プレゼンテーションは、1社あたり1時間程度の時間をもって、説明・質疑応答を行いましょう。（入替りの時間も含めます）
• プレゼンテーション終了後は、出席した居住者の意見を参考に、理事会で総合的に判断しましょう。

私たちに決定の場合は、直ちに管理会社変更までのスケジュール案を提出。

総会決議

5総会決議

新管理会社と新しく締結予定の管理委託契約書と、それに基づく重要事項説明書を協議して決定します。
また、管理会社変更に関する総会議案書も同時に検討します。

「管理委託契約書」案、「重要事項説明書」案を提出。総会議案書の素案作成、総会当日のお手伝い。

6解約通知書の送付

総会決議で正式に新管理会社が決定したら、現在の管理会社には解約通知書を3ヵ月前までに発送します。

「解約通知書」案のご提供。

管理開始準備

7新旧管理会社による引き継ぎ

旧管理会社が契約終了となる3ヵ月間は、新旧管理会社による事務・会計・現場等の引継ぎを両社で実施します。 新管理会社においては、管理員の選定・教育や口座振替等の準備作業を行います。

各種書類、鍵等確認のお手伝い。その他理事会検討事項の整理、管理員・清掃員の業務引き継ぎ等を抜け漏れの無いよう専任の営業担当者がお手伝い。

8新管理会社による管理開始

前述STEP7による準備過程を経て、新管理会社による管理が開始されます。

※上記は一般的な流れとなります。ご要望に合わせ、具体的なスケジュール案を作成させていただきます。