管理会社変更による役員負担軽減の成功事例「自主管理から管理会社への業務委託に移行」

管理組合内での問題点や管理会社へ求めるニーズを確認するため、理事会へ参加させていただき、ヒアリングを行います。
また、「管理会社とは何か。」という基本的なお話から、管理会社へ業務委託する場合のメリット・デメリットを明確にしスケジュール案等もご提案・ご説明いたします。

多くの方々が不安に感じているのが「管理費が今よりも高額になり、自己負担が増えるのではないか」という費用面の問題です。このような問題を避けるため、現在の収支状況を勘案しながら、無理のない範囲で管理会社へ業務委託する項目を精査する必要があります。
今回は、管理組合の決算資料を拝見し、現状の費用で委託可能な業務を洗い出し、役員の皆様と相談しながら仕様を決めていきました。また、決定した仕様について文書化のお手伝いをし、管理仕様書を作成させていただきました。

管理会社へ業務委託することによって、管理組合の運営方法も変わります。 居住者の中には不安を感じている方もおられますので、自主管理から移行後の管理会社の業務内容やサポート体制についてわかりやすく説明します。また、皆様からの質問もお受けし、不安の解消に努めます。

総会で管理会社への業務委託が決定しましたら、自主管理からの移行準備を行います。
理事会議事録の作成方法や、会計書類の事前チェックによる勘定科目の修正等、理事会運営から、駐車場契約の受付方法や点検業務の確認方法などの日常的な運営まで、各種業務において理事会と何度も打合せを重ね、自主管理で実施していたこれまでの業務の流れを整理し、管理会社を絡めた今後の流れを構築していきます。
なお、管理会社に委託する業務の内容により、管理規約等の改定が必要になる場合は、その理由や必要性をご説明のうえ、議案書の作成等、総会開催のお手伝いもさせていただきます。