管理会社変更で組合運営が改善した成功事例「フロント担当者の対応が悪い!」

お悩みPOINT

  • フロント担当者に連絡しても
    返事が遅い
  • お願いしたことの報告がない
  • 依頼したのになかなか
    対応してくれない

お客さまのお悩み

現在契約している管理会社のフロント担当者の対応が悪く、管理会社の変更を考えています。
長年の懸案である管理費の未収金問題のアドバイスをしてくれず、電話やメールで依頼したこともなかなか進みません。積極的な改善提案も無いため、フロント担当者の交替を含め、管理会社の上席に改善を申し入れましたが変化が見られないため、管理会社自体に不満を感じている理事も多いようです。今の管理会社にこのまま管理を任せていられません。

ご相談いただいたマンションの情報
所在地 埼玉県
戸数 80戸
築年数 18年

解決POINT

  • 1ヒアリングと
    現地調査
  • 2お客さま満足度
    調査の実施方法
  • 3フロント担当者
    支援体制
  • 4未収金回収の
    ノウハウと事例
  • 5総会決議

「管理会社のフロント担当者の対応が悪い」とおっしゃることには、さまざまな要因が考えられます。
不満内容をよくヒアリングさせていただき、皆様が管理会社に求めているニーズを具体化した上で、その問題点を解決するためのサービスや提案をご提示させていただきます。
私たちはフロント担当者任せにすることなく、組織として管理組合運営をバックアップさせていただく社内体制も併せてご説明させていただきます。

1ヒアリングと現地調査

現在の管理会社の問題点や、管理組合様のニーズについて詳細にヒアリングを行います。
ヒアリング結果を基に現地調査を実施し、ご要望に併せた提案をご提出させていただきます。

2お客さま満足度調査の実施方法

役員アンケート

理事長、副理事長、監事の方々を対象に、毎年度アンケートを実施しています。
アンケートは、フロント担当者に返信されるのではなく、専門部署に返信され、内容を確認した後、フロント担当者およびその上席にフィードバックすることで、確実に対応できているかをフォローしています。

ホームページ

ホームページにお問い合わせいただければ、お問い合わせ内容に応じて、担当部署からご連絡いたします。

3フロント担当者支援体制

研修体制

フロント業務に必要な専門知識を習得するための研修とスタッフ間情報共有により、管理組合に有益な情報をご提供できるようスキルアップに努めています。

マニュアルの整備

フロント業務マニュアルを整備し、フロント担当者が統一した対応ができるように努めています。

4未収金回収のノウハウと事例

長年蓄積してきた未収金回収のノウハウと事例をご紹介。フロント担当者のみならず、専門部署と連携し、個別状況に応じた解決までの道すじをご提案いたします。

5総会決議

私たちのご提案内容、社内体制などをご納得いただけましたら、管理会社変更のための総会資料作りをサポートさせていただくと共に、総会に参加させていただき審議がスムーズに進むようにお手伝いいたします。

結果

今回は数社の管理会社へ見積提出をオファーする入札方式であったため、他社に負けないためのプレゼンテーション資料作りをする上で、リニューアル事業本部や組合会計部などと社内打ち合わせを複数回実施しました。

また、管理組合のニーズにあったご提案ができるよう、何度もマンションを訪問させていただくと共に、お住まいの皆様でも気づかないような問題点までご指摘申し上げ、改善提案させていただいた結果、プレゼンテーション内容が評価され、当社とご契約いただくことになりました。

お客さまの声
管理会社変更の相談段階から、メール後にこまめに電話を入れてきてくださるなど、丁寧な対応に大変好感が持てました。

管理費等の未収金回収についても、色々な提案をしていただき、さすがプロだと思わせる行動力でした。

お陰様でその後、未収金もなくなりました。 毎日の適切な管理業務の大切さを実感しています。

管理会社を変更する際、一番不安であった 前管理会社との引継も理事会の負担はほとんどなく、 スケジュール通り円滑に行ってもらい、 とても安心しました。

今では管理会社を変更して良かったと感じています。
担当者の声
管理会社の変更は、お客さまにとっては初めての経験ですから、全てが手探りで大変不安だったと思います。

選定のポイントは、「金額面だけでなく、事前ヒアリングにおける営業担当者の対応や、マンションをもっと住みやすくしようとするフロント担当予定の方の熱意がプレゼンテーション内容から伝わったから」と評価いただけたことは大変うれしかったです。フロント担当者は、管理会社の顔ともいうべき重要な存在です。

今後とも、お客さまの立場に立った視点で問題点を整理し、優先順位をつけた改善提案を心がけます。

その他事例:個々の物件に応じた最適な解決策をご提案!

設備の更新をご提案し、結果的にスペースの有効利用にも

フロント担当者を始めとした管理会社の対応が不十分とのことで、管理会社変更のご相談をいただいた管理組合様ですが、現地調査を行ったところ、受水槽の更新時期に近づいていることと、駐輪場が不足しており、来客者と思われる無断駐輪が多発していることが判明しました。
管理会社変更後、受水槽方式から直結増圧方式に切り替えたことで、水槽の清掃費用が不要になったのみならず、受水槽撤去後のスペースの一部に来客用駐輪場を新設することが可能になり、お客さまに大変お喜びいただけました。

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