管理会社変更の流れ

私達がリードいたしますので、安心してお任せください
当社は、管理会社変更の検討段階におけるスケジュール案の作成等のアドバイス~管理会社変更を決議する総会の開催支援まで、専門的な見地からお手伝いします。総会決議後の各種事務手続きや引継ぎなども当社がリード致しますので安心してお任せください。



見積の取得

数ある管理会社の中から、候補会社を選び見積を依頼します。
  • 各社の提出金額等を比較できるように、希望する管理内容を「仕様書」にまとめておきましょう。
  • 管理委託費を検証する場合は、現状の仕様書に合わせて見積依頼を行いましょう。
  • 候補会社は多くても5社程度に留めると、後の絞込みがし易くなります。
  • この段階で信頼できる候補会社を選択しておきましょう。

現地調査会の開催

正確な見積書作成には、建物調査や各種点検報告書の確認が不可欠です。
仕様書が候補会社に到達した段階で、各社をマンションに招き、見積書作成にあたっての建物・設備の調査をしてもらいます。
  • 候補会社間の情報格差をなくすため、質問は書面で受付け、全社に同じ回答をすると良いでしょう。
  • 見積に関係の無い居住者名簿等、個人情報が記載された書類は、閲覧を禁止にしておきましょう。
  • 実施している各設備等の点検報告書や図面等を閲覧可能な状態で準備しておきましょう。

候補会社の絞込み、プレゼンテーション会の開催

見積が到達したら、依頼した仕様書通りに作成されているか確認した後、候補会社を理事会で絞り込みます。 資料だけで決められない場合や、理事会以外のメンバーからの意見も聞きたい場合等は、2~3社程に絞り込んだ後、プレゼンテーションをしてもらいます。
  • 公平性を保つため、見積書は理事会の席上など複数名の前で一斉に開封しましょう。
  • 見積金額は勿論ですが、各社の強みや管理に対する考え方なども判断材料にしましょう。

新管理会社候補1社を内定

プレゼンテーション終了後、理事会にて新管理会社候補
の1社を決定します。
当社に決定の場合は、直ちに管理会社変更までのスケジュール案をご提出。
  • 1社あたり1時間程度の時間をもって、説明・質疑応答を行いましょう。(入替りの時間も含めます)
  • プレゼンテーション終了後は、出席した居住者の意見を参考に、理事会で総合的に判断しましょう。



総会決議

新管理会社と新しく締結予定の管理委託契約書と、それに基づく重要事項説明書を協議して決定します。
また、管理会社変更に関する総会議案書も同時に検討します。
「管理委託契約書」案、「重要事項説明書」案をご提出。総会議案書の素案の作成、総会当日のお手伝い。

解約通知書の送付

総会決議で正式に新管理会社が決定したら、現在の管理会社には解約通知書を3か月前までに発送します。
「解約通知書」案のご提供。




新旧管理会社による引継ぎ

旧管理会社が契約終了となる3ヵ月間は、新旧管理会社による事務・会計・現場等の引継ぎを両社で実施します。 新管理会社においては、管理員の選定・教育や口座振替等の準備作業を行います。
各種書類、鍵等確認のお手伝い。

新管理会社による管理開始

前述STEP7による準備過程を経て、新管理会社による管理が開始されます。
※上記は一般的な流れとなります。管理組合様のご要望に合わせた具体的なスケジュール案を作成させていただきます。